blogheader
Zakelijke zaken
Zakelijk & ICT
 

Strengths Finder

Strenghtsfinder

Vandaag heb ik de 177 vragen ingevuld die bij het boek 'Ontdek je sterke punten'. Een spervuur van twee stellingen waar je binnen 20 seconden uit moet kiezen. Daarna volgt een rapport. Herkenbaar gelukkig. Het feit dat ik dit post bevestigt de laatste skill uit de lijst. Leest u mee?

Strategic

The Strategic theme enables you to sort through the clutter and find the best route. It is not a skill that can be taught. It is a distinct way of thinking, a special perspective on the world at large. This perspective allows you to see patterns where others simply see complexity. Mindful of these patterns, you play out alternative scenarios, always asking, “What if this happened? Okay, well what if this happened?” This recurring question helps you see around the next corner. There you can evaluate accurately the potential obstacles. Guided by where you see each path leading, you start to make selections. You discard the paths that lead nowhere. You discard the paths that lead straight into resistance. You discard the paths that lead into a fog of confusion. You cull and make selections until you arrive at the chosen path—your strategy. Armed with your strategy, you strike forward. This is your Strategic theme at work: “What if?” Select. Strike.

Learner

You love to learn. The subject matter that interests you most will be determined by your other themes and experiences, but whatever the subject, you will always be drawn to the process of learning. The process, more than the content or the result, is especially exciting for you. You are energized by the steady and deliberate journey from ignorance to competence. The thrill of the first few facts, the early efforts to recite or practice what you have learned, the growing confidence of a skill mastered—this is the process that entices you. Your excitement leads you to engage in adult learning experiences—yoga or piano lessons or graduate classes. It enables you to thrive in dynamic work environments where you are asked to take on short project assignments and are expected to learn a lot about the new subject matter in a short period of time and then move on to the next one. This Learner theme does not necessarily mean that you seek to become the subject matter expert, or that you are striving for the respect that accompanies a professional or academic credential. The outcome of the learning is less significant than the “getting there.”

Ideation

You are fascinated by ideas. What is an idea? An idea is a concept, the best explanation of the most events. You are delighted when you discover beneath the complex surface an elegantly simple concept to explain why things are the way they are. An idea is a connection. Yours is the kind of mind that is always looking for connections, and so you are intrigued when seemingly disparate phenomena can be linked by an obscure connection. An idea is a new perspective on familiar challenges. You revel in taking the world we all know and turning it around so we can view it from a strange but strangely enlightening angle. You love all these ideas because they are profound, because they are novel, because they are clarifying, because they are contrary, because they are bizarre. For all these reasons you derive a jolt of energy whenever a new idea occurs to you. Others may label you creative or original or conceptual or even smart. Perhaps you are all of these. Who can be sure? What you are sure of is that ideas are thrilling. And on most days this is enough.

Achiever

Your Achiever theme helps explain your drive. Achiever describes a constant need for achievement. You feel as if every day starts at zero. By the end of the day you must achieve something tangible in order to feel good about yourself. And by “every day” you mean every single day—workdays, weekends, vacations. No matter how much you may feel you deserve a day of rest, if the day passes without some form of achievement, no matter how small, you will feel dissatisfied. You have an internal fire burning inside you. It pushes you to do more, to achieve more. After each accomplishment is reached, the fire dwindles for a moment, but very soon it rekindles itself, forcing you toward the next accomplishment. Your relentless need for achievement might not be logical. It might not even be focused. But it will always be with you. As an Achiever you must learn to live with this whisper of discontent. It does have its benefits. It brings you the energy you need to work long hours without burning out. It is the jolt you can always count on to get you started on new tasks, new challenges. It is the power supply that causes you to set the pace and define the levels of productivity for your work group. It is the theme that keeps you moving.

Communication

You like to explain, to describe, to host, to speak in public, and to write. This is your Communication theme at work. Ideas are a dry beginning. Events are static. You feel a need to bring them to life, to energize them, to make them exciting and vivid. And so you turn events into stories and practice telling them. You take the dry idea and enliven it with images and examples and metaphors. You believe that most people have a very short attention span. They are bombarded by information, but very little of it survives. You want your information—whether an idea, an event, a product’s features and benefits, a discovery, or a lesson—to survive. You want to divert their attention toward you and then capture it, lock it in. This is what drives your hunt for the perfect phrase. This is what draws you toward dramatic words and powerful word combinations. This is why people like to listen to you. Your word pictures pique their interest, sharpen their world, and inspire them to act.

Onze betrouwbare netbeheerders

Ik zie de laatste dagen ineens reclame spotjes van 'de Nederlandse netbeheerder'. Daarmee stralen de netbeheerders uit hoe betrouwbaar het gas / elektriciteitsnetwerk is en dat we op ze kunnen rekenen. Naar mijn mening een terechte stelling die we eigenlijk voor lief nemen: dergelijke utitlies (gas/licht/water/tv/internet) zijn als 'water uit de kraan'. We ervaren ze alleen als dissatisfier: als ze niet werken dan merken we even hoe afhankelijk we er van zijn en gaan we klagen. Complimenten geven doen we nauwelijks. Dus bij deze grijp ik de gelegenheid aan: "hulde aan alle mannen en vrouwen die dagelijks (én 's-nachts) zorgen dat we zwaar mogen leunen op deze faciliteiten".

Toch is het een interessante ontwikkeling in het licht van de komende energie transitie. Ontwikkelingen als energie eilanden waarbij we vermoedelijk minder op centrale faciliteiten als netbeheerders denken te opereren. Vandaag nog laat Liander weten een buurtbatterij te plaatsen om decentrale opwekking te ondersteunen. Ook Enexis is bezig met diverse lokale initiatieven via BuurkrachtJouw Energiemoment

Verder is er de uitdaging van het elektrisch rijden en het 'opladen bij thuiskomst': hoe zorgen we als autominnend Nederland samen met de netbeheerder dat als we om 17 uur thuiskomen en de auto aan de lader hangen, we het hele elektriciteitsnetwerk plat gooien? We voelen ons af en toe heel zelfstandig: Internetten doen we straks via 5G, elektriciteit opwekken doen we met onze eigen zonnepanelen en een vette Tesla batterij in de muur, verwarmen via de zonnecollectoren en aardwarmte. Resteert het water uit de kraan. Dus hé, waar hebben we eigenlijk al die andere kabels in de vloer nog voor nodig?! 

Echter, we verschuiven onze afhankelijkheid naar andere resources: zon, wind, warmte, laadpalen en draadloze communicatie. Verder klinkt een energie eiland als een zelfstandige eenheid prachtig, maar er zijn meer skills voor nodig dan alleen een paar zonnepanelen op je dak leggen en zorgen dat je aangehaakt bent bij een lokaal trading mechanisme om je investering terug te verdienen. Ook het salderen (verdienen aan teruglevering) is niet oneindig: Minister Kamp wil in 2020 de zaken versoberen of afschaffen. Dit lijkt nadelig voor de persoonlijk portomonnee, maar kan wel voor een versnelling van de energietransitie zorgen. 

Maar wie gaat al die onzichtbare technologie in de grond aanleggen, onderhouden en innoveren? Gaan we dat zelf doen? Gaan we daar installatiebedrijven voor opschakelen? En lokaal verhandelen van energie is nog nergens mogelijk. Dus ook de energie transitie kan zo weer zorgen voor nieuwe banen en ander werk. 

Sorteren de netbeheerders met deze reclamespotjes alvast voor op een blijvende functie?

MP3 - eenvoudig toch?

Sinds kort rij ik een nieuwe auto: een Citroen C4 Grand Picasso. Het ding staat bol van de snufjes waaronder een hippe mediaplayer met touchscreen, USB, iPhone en Bluetooth integratie en natuurlijk een CD-speler. Genoeg bronnen dus om je muziek ten gehore te brengen. Het gave is dat deze mediaspeler ook 8GB opslag in de auto heeft: een media jukebox. Je kunt dus mooi vanaf je USB sticky zaken in de auto opslaan zodat je altijd je spullen bij je hebt. En het handige is dat de mediaspeler per bron (USB, jukebox, radio) een aantal instellingen onthoudt zoals het volume en de plaats waar hij de vorige keer opgehouden is. Nu geldt dat laatste natuurlijk niet voor de radio & Bluetooth maar het is wel ontzettend handig als je teruggaat naar de jukebox dat ie verder gaat waar hij gebleven is.

Nu had ik een aantal bestanden in MP3 formaat die de auto niet wilde afspelen. Ik zocht me suf en probeerde van alles op mijn (o zo fijne) Ubuntu 14.04 server:

  • eerst omzetten naar .wav en dan opnieuw coderen naar .mp3
  • on-the-fly omzetten via LAME encoder
  • VBR versus CBR
  • Mono vs stereo
  • Markering als 'Original' aan en uitzetten
  • LAME encoder rechtstreeks of via AVConv 

Na dus een keer of 4 een hele set bestanden opnieuw omgezet en elke keer naar mijn auto gelopen te zijn vond ik de oplossing: er zijn meerdere formaten MP3:

  • MPEG 1 Layer III (of Layer 3)
  • MPEG 2 Layer III(of Layer 3)

Het blijkt dus dat mijn auto de eerste niet snapt. Dit is een MP3-variant die slechts beperkte sample-rates toestaat. Normaliter is dat 44.1kHz. Niet te verwarren met de bitrate die iets zegt over de kwaliteit als je je CD-bestand bijvoorbeeld hebt omgezet naar MP3. Uiteindelijk heb ik het met onderstaande bash-script werkend gekregen. Eenvoudig te starten vanaf de terminal met als parameters een reeks MP3-bestanden. De resultaten komen in een aparte subfolder, wel zo handig.

#!/bin/bash

for f in "$@";
do
  folder=`dirname "$f"`
  mkdir -p ${folder}/mp3-stereo
  filename=${folder}/mp3-stereo/"${f%%.*}"
  echo Processing file $f == $filename
  # -acoded = set the codec to libmp3lame
  # -ab = set constant bitrate 256k
  # -ac = set 2 channels joint stereo
  # -ar 44100 = set the sample rate to 44.1kHz
  avconv -i "$f" -acodec libmp3lame -ab 160k -ac 2 -ar 44100 "$filename.mp3"
done

Analogie: hoe communiceren computers?

Binnenkort gaan er twee van mijn kinderen naar het middelbaar onderwijs. Tijd voor een smart phone dus, want zonder smartphone kun je je niet redden op de middelbare school. Niet zozeer om het feit dat je anders 'sociaal' niet mee doet (wat dat ook moge betekenen in het 'social media tijdperk') maar omdat ze er hun rooster, cijfers en huiswerk op te zien krijgen. En dan heb je aan mij als ICT-nerd een handige vader in huis die dat allemaal wel even regelt, maar ik wil ook dat ze het begrijpen. Want 'het internet' is niet alleen de browser die op je telefoon staat. Dus als een van de kids zegt 'dan ga je even naar het internet' dan móet ik het even gaan uitleggen hoe het nu echt zit. Maar niet alle kinderen hebben zin om een lesje bits-and-bytes te ontvangen als ze 'even naar het internet willen'. Dus hoe leg je dat met een leuke analogie uit?

Het zal u niet verbazen dat het communiceren tussen computers (smartphones, smart-TV's, mediacenters, routers, kabelmodems etc etc) niet veel verschilt van hoe wij mensen dat doen. Een leuke vraag is altijd: hoe deden we dat 50 jaar geleden zonder computers. Een aantal leuke voorbeelden:

  • een brief schrijven
  • face-to-face een gesprek voeren
  • elkaar bellen
  • communiceren met signalen op afstand

Hoewel ik zou moeten nakijken of er toen al faxen waren, gaat het om het idee van een afbeelding versturen over grote afstand. Het eerste voorbeeld is bewust gekozen omdat het meteen de aspecten die ik wil uitleggen duidelijk naar voren brengt. 

Een brief schrijven

Tsja, een brief schrijven. Weet u nog hoe dat moet? Wat hebt u er op het eerste gezicht voor nodig? En welke handelingen worden er uitgevoerd die leuk zijn om te vermelden als je de analogie met computers gaat leggen?

  • een vel papier
  • een pen of potlood
  • een envelop

Gezeten achter je bureau begin je te schrijven. De mooiste uitdrukkingen en snedige opmerkingen landen op het papier en nadat het verhaal af is vouw je de brief op zodat hij in de envelop past. Je stopt hem in de envelop, en maakt hem dicht. De volgende stap is een belangrijke : je schrijft het adres er op. Die bestaat grofweg uit een naam en een bestemming. Want op een adres kan een heel gezin wonen, en je wilt alleen die persoon bereiken aan wie de brief gericht is. Vervolgens moet je nog een postzegel plakken en de brief kan 'op de bus'. Dat proces bestaat uit het zoeken naar een brievenbus in de buurt of op een postkantoor waar je de brief in kan achterlaten.

Daarna gaat het proces van het verzenden van de brief van start. De brief wordt uit de brievenbus gehaald en meegenomen naar het postsorteer centrum. Daar weet men op basis van de postcode naar welk deel van de Nederland de brief bezorgd moet worden. Ook wordt hier de geldigheid van de postzegel gecontroleerd. De brief krijgt de bestemming van een tussenstation elders in het land en daar krijgt de postbode uiteindelijk de brief in handen. Die stapt op zijn fiets en zorgt dat de brief uiteindelijk bij het juiste adres wordt afgeleverd. Of de juiste persoon uiteindelijk de brief leest kan de postbode niet weten. Die levert af aan de voordeur en daar houdt het voor hem op.

Het afleveren van de brief kan op verschillende manieren. Hij kan door de brievenbus in de deur meteen veilig op de mat landen, in een postbus op het postkantoor of in een brievenbus aan de oprit van uw huis. Laten we er van uitgaan dat ie in de brievenbus aan de oprit van uw huis wordt bezorgd. U loopt dus 's-ochtends in uw ochtendjas naar die brievenbus, en gebruikt de sleutel om de brievenbus open te maken en de post er uit te halen. Eenmaal binnen sorteert u de post: reclame, ongeadresseerde post en per ontvanger (vrouw, dochter, kind, au-pair, etc). De post voor uzelf maakt u open op basis van prioriteit: wellicht laat uw de bank afschriften links liggen en opent u een brief uit Amerika van uw pen vriendin als eerste. 

Nou, nou denkt u wellicht. Dat wist ik allemaal al. Maar door het zo in deze blog op te schrijven kan ik er straks makkelijker aan refereren. Resumerend nog even wat je nodig hebt om via een brief een boodschap over te brengen:

  • papier
  • pen
  • de inhoud ('wat voor informatie je wilt overbrengen')
  • de juiste taal waarin u de inhoud overbrengt
  • u moet kunnen schrijven
  • de ontvanger moet kunnen lezen
  • envelop
  • postzegel
  • vervoermiddel naar de brievenbus om de brief af te leveren
  • postbezorgbedrijf (het bedrijf en de mensen)
  • postsorteer centra (de gebouwen)
  • infrastructuur tussen de postsorteer centra
  • postbode
  • brievenbus aan uw huis
  • een weg naar uw brievenbus
  • wellicht een ochtendjas....

Al met al toch iets meer dan u op het eerste gezicht zou denken. Dan gaan we eens kijken naar een face-to-face gesprek: twee personen die elkaar kunnen zien en aanraken in dezelfde ruimte. 

Het face-to-face gesprek

Voor het voeren van een face-to-face gesprek is ook op het eerste gezicht niet zoveel nodig. Het is immers niet meer dan gezellig met elkaar een praatje maken. Echter, als we ook hier weer de zaken onder de loep nemen volgt er een redelijke lijst. Immers, als ik praat moet de ander het wel kunnen horen. Er is dus iets meer voor nodig dan alleen kunnen zien. Als de een achter een geluidsdichte glaswand staat dan is het 'elkaar zien' wel op orde, maar is er geen geluid. Uitgaande van het feit dat de meeste mensen niet kunnen liplezen, zal er nauwelijks sprake zijn van een echt gesprek. Zelfs als we elkaar kunnen horen kan er nog het nodige mis gaan. Spreken we wel dezelfde taal. Spreekt de een niet Engels en de ander Nederlands? En zelfs als we dezelfde officiele taal spreken, dan kan er een probleem zijn met de 'versie': regionale verschillen of verschillen ontstaan door de tijd. Wie kan er nog de taal van middeleeuws Nederlands lezen, schrijven en spreken?

Een beetje flauw, maar niet onbelangrijke randvoorwaarde is wel dat de ontvangende partij wel in de luisterstand moet staan. Immers, als de ander zit te lezen (bijvoorbeeld)  dan kunnen we elkaar wel zien, we spreken dezelfde taal en er zijn geen fysieke obstakels qua geluid, maar de ander wil gewoon niet luisteren. Er is dus het aspect van aandacht: de andere partij moet met mij wíllen communiceren. Resumerend:

  • je moet elkaar kunnen zien
  • geen fysieke beperkingen voor het overbrengen van geluid
  • dezelfde taal & idioom
  • luisteraar moet aandacht hebben voor degene die praat

Een telefoongesprek voeren

Ondertussen bent u redelijk bedreven in het uitpluizen van de randvoorwaarden voor communicatie tussen mensen, dus voor het voeren van een telefoongesprek kunnen we er snel doorheen. Er zijn leuke aspecten te vinden die zich laten gebruiken later voor de analogie met hoe computers communiceren. We gaan even uit van de situatie in de jaren 60 of 70 toen er alleen nog fysieke telefoonlijnen waren. Om te zien hoe de telefooncentrale werkt kun je overigens terecht bij het museum HEIM in Hengelo. Die hebben een telefooncentrale uit de jaren 60 staan én mensen die zo'n ding ooit bediend hebben en je kunnen laten zien hoe dat werkt. Leuk!

Om een telefoongesprek te kunnen voeren liggen er weer een aantal zaken voor de hand. Je moet in ieder geval beiden een telefoon hebben en je moet elkaars nummer weten. Vervolgens moet de ander (net als bij een face-to-face gesprek) wel beschikbaar zijn om mee te praten: men moet thuis zijn en de telefoon horen rinkelen (ja zo ging dat vroeger). Dus als je op zolder stond te stofzuigen liep je de kans dat je de telefoon in de woonkamer niet kon horen. Het was zelfs zo erg dat als je klaar was met stofzuigen je helemaal niet wist dat je een gesprek had gemist! Degene die belt hoort ondertussen een regelmatig terugkerend signaal om hem te informeren dat de verbinding tot stand is gebracht maar dat er nog niet gesproken kan worden. 

Als je ging bellen hoorde je de kiestoon, kies je het nummer van de ander en vervolgens ging de telefooncentrale de verbinding opzetten. Dat kon allemaal omdat de telefoon een compleet eigen stroomvoorziening had. Heel handig voor als de stroom uitgevallen was: je kon dan nog wel bellen! Als het gesprek eenmaal tot stand was gekomen onstaan veel gelijkenissen met het face-to-face gesprek: je moet dezelfde taal kunnen spreken en er moeten niet teveel hinderende geluiden zijn. Als je doorgaat met stofzuigen of de radio staat op 10 terwijl je belt is het gesprek niet echt verstaanbaar.

Opvallend bij het telefoongesprek is dat er al gebruik wordt gemaakt van foutcodes en signalen dat het gesprek beeindigd is. Je hoorde bijvoorbeeld een ander signaal als de ander al bezet was ('in gesprek') of je een fout nummer had gekozen. Het einde van een gesprek was ook luid en duidelijk: je hoorde dan nog een ander toon signaal. Is er bij face-to-face gesprekken nog wel eens onduidelijkheid of het gesprek nu ten einde is, bij een telefoongesprek kun je eenzijdig het gesprek beeindigen door de verbinding te verbreken.

Een belangrijk aspect van de telefonie destijds was dat je een aansluiting ook betekende dat je een abbonement had bij destijds de PTT: die zorgde er voor dat je kon bellen en dat er twee maandelijks een rekening op de mat viel. Maar ze zorgden ook voor de kabel die van de wijkkast naar jouw huis liep, en dat je een telefoon kreeg (met draaischijf). 

Resumerend:

  • een telefoon
  • het telefoonnummer van de ander en begrip hoe je nummers gebruikt
  • een telefoon aansluiting in je huis
  • infrastructuur naar de telefooncentrale
  • een abbonement bij de PTT
  • de ander moet thuis zijn op het adres waar je belt
  • de ander moet de telefoon kunnen horen
  • dezelfde taal spreken
  • geen hinderende geluiden
  • signalering dat de verbinding tot stand is gekomen
  • er wordt gebruik gemaakt van signalen voor fouten en einde gesprek

Communiceren met signalen op afstand

Lang voordat er telefoons waren had men al uitgedokterd hoe je informatie snel over grote afstanden kon overbrengen. De bekendste zijn natuurlijk de rooksignalen van de indianen. Later kwamen er msignaalposten met vlaggen of stokken die in een bepaalde positie gezet konden worden. Leuk detail is dat er bij die signaalposten al virussen bekend waren: men kon de taal die gesproken werd misbruiken om geheime informatie te vervuilen. Nog later werd de bekend morsecode uitgevonden die we vooral kennen als radiosignalen. Maar op zee werden ze ook veel gebruikt met lampen: een lantaarn met lamellen die snel open en dicht gedaan konden worden zodat je makkelijk een aan en uit situatie gemaakt kon worden.

Wat is er nodig om op deze manier met elkaar te communiceren? Je moet van tevoren in ieder geval afspraken maken over wat een bepaald signaal betekent. Tenzij je kunt liplezen met een verrekijker, is de gewone (bijv. nederlandse) taal vrijwel onbruikbaar. Dus moet je de taal coderen en zorgen dat iedereen dezelfde codes gebruikt. Een ander erg belangrijk aspect is dat je weet wanneer de 'uitzending' begint. Stel dat je een kort bericht als 'NIET AANVALLEN' wilt versturen en de ontvangende partij zit niet op te letten. Dan mist hij bijvoorbeeld het begin en denkt dat hij ET moet aanvallen (bij mensen boven de 30 bekend als Extra Terrestrial van de Stephen Spielberg film) of dat je dus moet 'AANVALLEN'. Zelfs als je afspreekt dat het begin van de uitzending altijd met 'ZZZZZ´ begint moet je nog zeker weten dat de ander het begin signaal ook heeft gezien. Toch? In het engels noemen ze dat vaak een handshake: men schud elkaar op afstand te hand om aan te geven dat je kunt beginnen met zenden. Ook kan het handig zijn om af te spreken wanneer het uitzenden gestopt is. 

Voor de rest lijkt het weer veel op het fysieke aspect van face-to-face communiceren: je moet elkaar kunnen zien. De signaalposten stonden vaak op hooggelegen punten, of waren zelf hoog. Op zee moet je zorgen dat je de lamp van de ander wel kan zien. Resumerend:

  • een middel om signalen te verzenden (lamp of rokend vuurtje)
  • je moet het signaal kunnen zien
  • dezelfde codes gebruiken
  • afspreken hoe je weet dat de uitzendig gestart en gestopt is

Communicatie: hoe en wat

Als je de eenvoudige voorbeelden uit de vorige hoofdstukken bekijkt, dan zie je een patroon ontstaan. Steeds zijn er terugkerende onderdelen al zijn ze misschien niet voor de hand liggend. Daarom proberen we nu alles samen te nemen en wat algemenere namen te geven.

Allereerst heb je met communicatie dus minimaal één zender en één ontvanger. Bij de one-man-show in het theater zijn er veel ontvangers en één zender; bij een telefoongesprek is het normaliter één op één. Deze zender en ontvanger hebben iets nodig waarover de informatie verzonden kan worden. We noemen dat het 'medium'; dat komt uit het Latijns en betekent 'in het midden'. Een paar bekende zijn : 

  • lucht
  • water
  • koperkabel
  • vacuum

Door de lucht is het mogelijk om geluid (spraak) te verplaatsen door de lucht te laten trillen. Zie dit als het gooien van een steen in een meertje: je krijgt trillingen in het water die zich cirkelvormig verplaatsen (zie afbeelding rechts); dat noemen we dan golven. Je kunt de lucht op dezelfde manier laten trillen en verplaatsen door je mond en tong te gebruiken. Daarom kun je ook geluid maken door alleen te blazen en hoor je de wind waaien: je oor herkent verplaatsing van lucht.

In het water lukt het ook prima om geluid te verplaatsen, al zijn bijvoorbeeld walvissen daar beter in dan mensen. Door de koperkabel kunnen we bellen. In het vacuum kan licht zich verplaatsen. Nu we weten dat er iets nodig is om de informatie te verplaatsen van zender naar ontvanger (het medium) komen we automatisch op het punt van hoe je die informatie in dat medium stopt en een zetje geeft zodat het naar de ander toe gaat. Bij spraak is dat gemakkelijk na te gaan. De informatie ontstaat in ons brein en wordt omgezet door onze mond in geluid. Het maken van het geluid zorgt voor geluidsgolven die door de lucht reizen en zo anderen kunnen bereiken. Onze mond kan redelijk gericht geluid sturen, maar de geluidsgolven verplaatsen zich niet in een rechte lijn en zijn daardoor vaak ook hoorbaar voor anderen. 

Als het geluid het oor van een ander bereikt dan zorgt het oor er uiteindelijk voor dat ons brein van deze geluidsgolven weer iets maakt wat wij begrijpen. Kortom, om het medium te gebruiken heb je twee soorten apparaten nodig:

  • een omvormer om mee te zenden
  • een omvormen om mee te ontvangen

Bij spraak is overduidelijk dat de mond en het oor twee totaal verschillende "apparaten" zijn. Er zit nog een klein aspect in de koppeling tussen medium en apparaat dat je bijna zou vergeten: ons brein vormt de gedachte, maar zorgt ook tegelijk voor het aansturen van de mond. Je hebt dus iets nodig dat het apparaat aanstuurt om de informatie (mijn uit te spreken gedachte) van gedachte om te zetten naar geluidsgolven. Je tong en mond kunnen dat eenvoudig niet zelfstandig: zonder brein zijn het hulpeloze spieren. Je kunt het brein dus als verwerkingseenheid zien. In het kader van deze analogie splitsen we het brein dus even in twee delen:

  • het gedeelte dat woorden en gedachten vormt
  • het gedeelte dat deze woorden en gedachten naar de mond stuurt om ze om te laten zetten tot geluidsgolven.

Handig zo'n brein! 

Bij het bellen via een koperdraad is de parallel nu snel gemaakt. Je praat in de microfoon en je luistert via de luidspreker. Eigenlijk zitten er bij het telefoneren twee zenders achter elkaar en bij de ontvanger zitten er twee ontvangers achter elkaar. Een stukje electronica in de telefoon zorgt er voor dat de trillingen die de microfoon opvangt omgezet worden in electrische signalen. En daar herkennen we weer de verwerkingseenheid zoals het brein dat doet voor onze mond.

Je zou het als volgt achter elkaar kunnen zetten:

  • Gedachte >  Mond > Lucht > Microfoon > Koperdraad > Luidspreker > Lucht > Oor >  Begrepen gedachten

En als we dat omzetten in de concepten dan krijgen we 

  • Informatie >  zendende omvormer > medium > ontvangende omvormer > medium > zendende omvormer > medium > ontvangende omvormer > informatie

De aansturing zit er als een soort laag overheen om de omvormers aan te sturen zodat de ontvangen informatie klaar gemaakt wordt in het juiste vorm om deze in het volgende medium te stoppen. We hebben dus steeds een combinatie van

  • omvormer (zenden/ontvangen)
  • medium
  • omvormer (zenden/ontvangen)

Deze kun je in wezen oneindig aan elkaar knopen. En we zullen later zien het in de wereld van computers ook veel gebeurt. Wie kent niet het spelletje waarbij je in een kring een woord rondfluistert in de hoop dat je aan het einde hetzelfde woord er uit krijgt? Een prachtig voorbeeld van het aan elkaar schakelen van zender, medium en ontvanger.

Informatie verwerken

Zoals gezegd is de verwerkingseenheid het brien achter de omzetting van de binnengekomen informatie naar de volgende stap. Je kunt de verwerking weer in twee delen splitsen:

  • verwerking van de binnen gekomen informatie uit het medium via de ontvangende omvormer
  • het omvormen van informatie zodat deze in het medium gestopt kan worden

In het voorbeeld van spraak gaat het steeds om geluidsgolven. Als je het eens goed bekijkt, dan is het eigenlijk een klein wonder dat de gedachten die we hebben zo mooi kunnen omvormen tot verstaanbare geluidsgolven. Maar als deze onze mond verlaten hebben en een microfoon bereiken, dan vind een compleet andere verwerking plaats. Met dank aan Thomas Edison en David Hughes konden we spraak, muziek en alles wat geluid maakt omzetten in electrische signalen. Je kon deze signalen ineens versturen (telefonie) of vastleggen (grammofoon) of versterken (live optredens). 

Die electrische signalen en geluidsgolven volgen bepaalde regels, die we kunnen opschrijven, leren en gebruiken om zo het signaal te gebruiken en het terug om te zetten naar wat er oorspronkelijk was. Voor spraak lijkt dat wat overdreven maar we hebben vroeger allemaal moeten leren wat die rare klanken van onze vader en moeder toch betekenden. Onze oren zetten de geluidsgolven wel om in iets wat ons brein als "geluid", maar wat we daar mee moesten doen als pasgeborenen is een lang leerproces geweest. Op latere leeftijd ervaren we deze frustratie opnieuw als we verplicht een nieuwe taal als Frans, Duits en Engels leren op de middelbare school. 

Op deze manier kijkend naar de geluidsgolven of electrische signalen van de microfoon kun je het opbreken in meerdere onderdelen:

  1. de vorm van het signaal 
  2. de informatie in het signaal
  3. de interpretatie van de informatie

Als we terugkijken naar het blazen van de wind in je oor, dan is de vorm van het signaal de constante toevoer van lucht naar je oor. De informatie die daar in zit is bijvoorbeeld "een constante hoge toon". Ons brein geeft daar de betekenis "het waait in mijn oor" aan. Als iemand het woord "hallo!" roept in jouw richting dan krijg je een complexe geluidsgolf (zie afbeelding rechts)  binnen bij je oor, waar je brein vervolgens het woord "Hallo!" van maakt (als alles goed gaat). En daar op volgt weer de interpretatie "hij/zij groet mij". 

Bij het maken van een ketting is het niet altijd nodig dat een verwerkingseenheid de tweede en derde laag gebruikt. Immers, een microfoon en de electronica daar achter houdt zich niet echt bezig met de informatie in het signaal maar doet een directe omzetting. Bij het fluisterspelletje in de kring is deze omzetting wel steeds aan de orde: we moeten het woord begrijpen alvorens we het weer kunnen doorfluisteren.

Protocol

De afspraken die we maken over wat de vorm van het signaal betekent voor de ontvangende partij, en hoe het verzonden dient te worden kunnen we dus opschrijven. Laten we eens kijken hoe dat werkt. In de vorige afbeelding (die met die blauwe lijnen) kun je bekijken als afbeelding: je ziet een grijze achtergrond met blauwe verticale lijnen die gecentreerd zijn rondom een horizontale lijn. Eerst worden de lijnen steeds hoger, waarna ze een tijdje gemiddeld van lengte zijn en dan tot nul vervallen. Leuk, maar niet te vergelijken met Rembrandt's Nachtwacht zult u denken. Dus wat stelt dit nu wel voor? Het is een afbeelding van de electrische signalen die mijn microfoon van de computer heeft omgezet naar een lijnen patroon toen ik het woord 'Hallo' uitsprak (de mensen die vroeger een oscilloscoop gebruikten zullen dit herkennen).

Mijn oren herkennen dit als het woord 'hallo' en mijn brein wist hoe het mijn mond moest aansturen om te zorgen dat het woord 'over mijn lippen' kwam. Ik heb dat dus moeten leren. De programmeur van het programma (Audacity) dat ik gebruikte heeft ook kennis van hoe de microfoon werkt en de electrische signalen daarvan afgebeeld kunnen worden als verticale lijnen. Als ik een spraakherkennings programma had gebruikt, dan was het waarschijnlijk ook gelukt om het woord 'hallo' op mijn beeldscherm te krijgen. De mensen die een versterker bouwen om de zangeres bij een live optreden beter hoorbaar te maken, weten welk electrisch signaal de microfoon produceert en hoe ze dat weer moeten omzetten is exact hetzelfde geluid maar dan harder (de lijnen in de grafiek worden dan hoger gemaakt).

We zouden dus een encyclopedie kunnen maken met alle woorden in de Nederlandse taal,  afgebeeld zoals in de vorige afbeelding. Dan hebben we een beeldenverzameling van onze taal. Waarschijnlijk kun je je baby daar niet mee leren hoe de nederlandse taal werkt dus is het redelijk nutteloos. Maar het gaat er om dat je dus op verschillende manieren de taal kan vastleggen:

  1. geschreven in een woordenboek
  2. afbeeldingen van de electrische signalen als je ze opneemt
  3. videos van lipbewegingen van elk woord
  4. CD's vol met opnamen van alle nederlandse woorden

Etcetera. Met de derde manier kun je bijvoorbeeld leren liplezen, met de vierde kun je een nieuwe taal leren spreken en met de tweede zou je een computer kunnen leren hoe je spraak herkent. Allemaal nuttig dus! Maar wat is de toegevoegde waarde van deze voorbeelden? We noemen de manier van hoe signalen omgezet en geinterpreteerd moeten worden tezamen wel het 'protocol'. Hier in kun je bijvoorbeeld beschreven:

  • wat de vorm van het signaal is (licht, trillingen in water of lucht, electronisch etc)
  • met welke vorm(en) start of stopt het signaal
  • hoe je het signaal moet omvormen om de oorspronkelijke informatie te krijgen
  • wat de informatie betekent
  • hoe je fouten kunt herkennen
  • hoe je fouten kunt herstellen
  • etc

Als het protocol voldoende duidelijk is kan iedereen er mee aan de slag. Daarom kunnen we met elkaar een face-to-face gesprek voeren, telefoneren, faxen, mailen etc etc. 

Wat wel en niet werkt

Inmiddels zijn we zo gewend aan 'wat werkt' en 'wat niet', dat we bijna vergeten dat we eigenlijk het protocol naleven dat hoort bij de communicatie die we inzetten. Tijdens een face-to-face gesprek is het mogelijk om

  • het volume aan te passen (schreeuwen of fluisteren)
  • een foto te laten zien van de vakantie
  • dingen aan te wijzen

 

Terwijl als we telefoneren heeft wijzen en een foto tonen niet zoveel zin. Vroeger zat er namelijk geen camera in je bakkelieten telefoon met draaischijf. Die foto kun je echter wel weer versturen met een fax. Ook dat hebben we moeten leren: je moest namelijk vaak een ander nummer draaien om te kunnen faxen naar dezelfde persoon als je net aan de lijn had. En je had een ander apparaat nodig (omvormer met verwerkingseenheid). De fax gebruikt een andere omvormer: één die licht van de foto omzet naar electrische signalen en die via dezelfde koperkabel als je telefoon verstuurt. Je ziet hier al het verschijnsel dat je via hetzelfde medium dus best andere signalen kunt sturen, maar dat ze anders geinterpreteerd moeten worden. Vroeger kreeg je nog wel eens een fax 'aan de telefoon' omdat iemand het verkeerde nummer had gedraaid. Je hoorde dan wat de fax met die foto had gedaan: hij het de afbeelding omgezet in een serie piepjes en knerpende geluiden die voor jou als mens van vlees en bloed geen betekenis hebben. Maar als je die zelfde piepjes aan de fax voert krijg je de vakantie kiekjes van je vriendin te zien. 

 

 

 

 

 

Business Informatie Management zonder business ?!

Business Information Management

Binnen het domein van Informatie & Communicatie Technologie (ICT) draait het niet alleen om hardware en software. Zo af en toe is het goed om weer eens na te denken waarom we al die software & hardware eigenlijk inzetten. Zowel zakelijk als prive willen we er vaak informatie mee verwerken. Toegegeven, er is veel ICT aanwezig in het entertainment segment. Laten we die buiten beschouwing dan is veel ICT er op gericht om informatie te verwerken. Met een tekstverwerker pakket maken we onze stukken, verzenden we ze via e-mail. Databases en cloud oplossingen zorgen ervoor dat we grote aantallen gegevens kunnen ordenen, onderzoeken en beschikbaar stellen aan anderen.

Al sinds de inzet van de eerste computers hebben veel bedrijven zich afhankelijk opgesteld van de informatie die in de ICT systemen aanwezig was en verwerkt werd. Vroeger kon je nog een economisch voordeel behalen door ICT in te zetten. Tegenwoordig is het bijna ondenkbaar dat je bedrijf werkt zonder ICT. Maar de wereld is wel veranderd. Was je vroeger met een eenvoudige spreadsheet je tijd ver vooruit, en kon je je collegae of concurrenten aftroeven, tegenwoordig kom je er niet mee weg.

In de ICT wereld vinden we lange termijn denken als je nadenkt over een horizon van twee jaar. Daarna zijn de voorspellingen van wat gaat komen zo vaag, dat je beter je geld naar de paardenrennen kunt brengen als je toch ergens je geld op in wilt zetten. Ik zeg niet dat je niet vooruit moet kijken, maar dat het lastig is om visie te ontwikkelen die gebaseerd is op hardware, software, infrastructuur en dergelijke.

Wat is dan wel belangrijk voor een bedrijf op de middellange of lange termijn? Bedrijven zijn in grote mate afhankelijk van accurate en tijdige informatie die op de juiste manier beveiligd en beschikbaar is. Daarbij is het goed om na te denken over het hoe maar nog veel belangrijker om na te denken over het wat. Natuurlijk wil je nadenken hoe je bepaalde informatie naar eindgebruikers brengt zoals via een hippe app, een web interface of een gemaild PDF-bestand. Of denk je na hoe de buitendienst met een tablet, laptop, smartphone of handheld zijn werk kan doen. 

De open deur is natuurlijk dat het wat veel belangrijker is. En veel bedrijven zijn daar gelukkig ook al mee bezig: kijken naar de informatie in je bedrijf. Welke informatie zien we allemaal in ons bedrijf? En hoe past deze informatie in ons bedrijfsproces? Want hoewel de informatie van de personeelsvereniging ook informatie is, deze draagt hooguit toe een beter moreel dan een beter bedrijfsproces. En een beter bedrijfsproces is waar elk bedrijf naar op zoek is. En wat 'beter' is, is natuurlijk voor elk bedrijf(-proces) weer anders. 

Binnen Business Informatie Management ligt de focus om de hele informatie voorziening (afgekort IV) af te stemmen op de doelen van de bedrijfsprocessen. Daarbij gaat het niet alleen om de ICT gerelateerde IV. Wat zou er van de financiele positie van een bedrijf terecht komen als de papieren facturen niet tijdig door de postbezorgers bij de debiteuren terecht zouden komen? Er moet dus ook nagedacht worden over de IV zonder ICT: papieren formulieren, betalingstapes, handleidingen, beschrijvingen van rapportages etc.

Business as usual

Als we het speelveld binnen een bedrijf grofweg mogen splitsen in twee kampen, dan wordt vaak gesproken over 'de business'  en 'ICT'. Met de business doelen we op zij die onderdeel uitmaken van (primaire/secundaire) bedrijfsprocessen of deze ondersteunen. De ICT'ers zijn de vaklui die zich bezig houden met hardware, software en infrastructuur en de ondersteuning daarvan.

Binnen de business zal men zich moeten focussen op het primaire bedrijfsproces en de informatie voorziening voor het bedrijfsproces. Hoewel er al sinds eeuwen gegevens rondgaan in bedrijven wordt echte informatie binnen bedrijven steeds belangrijker. De vraag is nu hoe ICT in dat plaatje past, maar nog belangrijker wie zich daar mee bezig moet houden. Er zijn de nodig methoden en technieken bedacht om ICT en bedrijfsprocessen goed op elkaar aan te sluiten (Business - IT Alignment). Maar bedrijven blijven worstelen met de plek waar dit uitgevoerd moet worden.

Een populair vakgebied dat nog steeds aan omvang wint is het vak van functioneel beheer. Binnen Business Informatie Management (BIM) valt ook het vak van de functioneel beheerder. De functioneel beheerder opereert op het zogenaamde snijvlak van Business en ICT. De functioneel beheerder heeft als voornaamste uitdaging zijn meerwaarde te bewijzen bij de business: waarom zou de business niet rechtstreeks de programmeur aan kunnen sturen? Zeker met de eenvoud waarmee je tegenwoordig in de cloud een business oplossing afneemt die er wel in 2 dagen staat, moet je uitkijken dat je als functioneel beheerder niet meteen aan de kant staat.

Maar BIM is meer! Ook op tactisch en strategisch nivo moet er nagedacht worden over BIM. Je kunt niet het hele informatiebeleid, de beslissingen, sturing en uitvoering bij functioneel beheerders neerleggen. Het speelveld is te groot, complex en moet snel met de immer wijzigende business kunnen mee bewegen. De valkuil die ik zie speelt zich af op twee vlakken:

  1. BIM wordt gelijkgesteld aan uitvoering van functioneel beheer
  2. functioneel beheer is techneuten werk en daar moet je ons business mensen niet mee lastig vallen

Directe consequentie is dat de functioneel beheerders samengenomen worden in een organisatie die vervolgens in de ICT organisatie wordt geduwd. Mocht die niet zijn omdat eigenlijk alle hardware en software diensten uitbesteedt worden, dan richten we alsnog een ICT club op, zetten er een CIO boven en stoppen al die functioneel beheerders binnen de ICT organisatie. Binnen die ICT club zitten dan ook architecten, de regie organisatie voor de externe partijen en informatie beveiliging. En zo denkt de business dat ze ontzorgt worden. Business as usual: wij maken een product en de ICT moet het gewoon doen.

Maar modellen als BISL® stellen terecht dat BIM binnen de business uitgevoerd moet worden. Dus ook de functioneel beheerders vallen daarmee gewoon onder de directeuren die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering en ondersteuning van de business processen. Waarom terecht? Waar gaat het dan fout?

ICT als water uit de kraan

De "ICT als water uit de kraan" is een veel gehoorde term: de ICT moet het gewoon doen! Als ik thuis de waterkraan opendraai, hoe vaak gaat het dan mis? Waarom lukt dat niet met ICT?! Helaas is de vergelijking met water uit de kraan wat te gemakkelijk. Ik ben het eens met de uitspraak als we kijken naar de basiscomponenten van de ICT: hardware, operating systeem en wat basis applicaties. Als ik mijn hardware (PC, tablet, smartphone) aanzet moet hij gewoon booten, mijn Windows of Linux moet gewoon opstarten, ik moet kunnen inloggen en mijn werkomgeving krijgen. Maar daarna gaat de vergelijking al gauw mis. Zelfs zoiets eenvoudigs als mijn browser kan een gemiddelde ontwikkelaar al hoofdpijn bezorgen met alle versies en uitvoeringen. 

Zo gauw als we komen op de onderdelen van ICT die de informatie voorziening moeten ondersteunen, gaat de vergelijking met water uit de kraan mank. Je kunt namelijk als business niet verwachten dat een ICT'er kan raden hoe jouw informatie er nu en in de toekomst uit ziet. Ik zeg bewust ICT'er, want veel bedrijven zien functioneel beheerders onterecht nog als ICT'ers. Omdat we ze bewust op afstand in de organisatie plaatsen (binnen ICT) maakt de business het zich zelf ogenblikkelijk onbewust moeilijk. De functioneel beheerder moet namelijk veel meer moeite doen om op de hoogte te blijven van bijv. de ontwikkelingen van het bedrijfsproces. Daarmee komt hij op inhoudelijke achterstand waardoor hij nog meer als ICT'er wordt gezien.

Hoewel BIM meer is als de functioneel beheerders, zijn er wel een aantal successfactoren aan te wijzen waar de functioneel beheerder een cruciale rol in speelt:

  • kennen van de bedrijfsprocessen
  • kennen van de werkwijze van gebruikersorganisatie 
  • de taal van de business spreken
  • kennis van ICT

De laatste twee punten refereren vooral aan het opereren op het snijvlak van ICT en Business. Je zult als functioneel beheerder moeten begrijpen in welke termen de business denkt. Welk jargon wordt er gehanteerd in het bedrijfsproces? Maar je zult ook de vertaling moeten maken van de wensen van de business naar het ICT werkveld. Maar ben je daardoor ineens een ICT'er? Later hierover meer.

De eerste twee gaan verder dan het communicatieve vlak. Als BIM organisatie zul je een gedegen kennis moeten hebben van de werking van het bedrijfsproces en de informatievoorziening (IV) daarin. Als het bedrijfsproces om haar omgeving veranderd kun je er op wachten dat er ook aanpassingen nodig zijn in de IV. De BIM organisatie moet daarin een rol kunnen spelen.

Het is voor het oplossen van problemen en het meewerken aan verbeteringen cruciaal om te weten op welke wijze de gebruikersorganisatie omgaat met de informatie voorziening. Wat doet de gebruiker als hij 's-ochtends zijn jas ophangt, koffie pakt en inlogt op zijn werkplek? Wat voor werkplek is dat? Waar bevindt de gebruiker zich? Is hij/zij altijd online? Waar komt zijn werkvoorraad vandaan (telefoon of post)? Etcetera. Voor het uitdenken van oplossingen voor problemen of het doen van verbetervoorstellen in de IV, kun je niet alleen maar naar het ICT-deel van de IV kijken. Er is meer voor nodig om een passende oplossing voor te stellen.

Rollen & Processen

Tijd om eens te kijken naar de rollen en processen die je binnen de BIM organisatie zou moeten uitvoeren. Maar wat is dat nu, die BIM organisatie? Kort er goed: een groep mensen die samen invulling geven aan de processen die je binnen Business Information Management uit zou moeten voeren. Het wil niet zeggen dat je een deur open kan doen naar een kantoor waar het bordje BIM naast hangt. Hoewel je in de uitvoerende processen veel mensen tegenkomt die zich fulltime bezighouden met BIM, zijn er genoeg mensen die daar slechts een deel van het jaar taken uitvoeren. Denk daarbij aan sturende functies of strategische taken.

Als je mensen zoekt die dergelijke processen uit moeten voeren, kijk dan goed waar je deze mensen onderbrengt. Zorg dat ze eenvoudig hun succesfactoren kunnen behalen. Dicht bij de gebruikers en de bedrijfsprocessen. Zorg dat de navelstreng niet te lang wordt. Houdt feeling met de gebruikers, krijg een onderbuikgevoel bij hun wensen, dromen en irritaties zodat je daar écht op kan inspelen.

De uit te voeren processen kun je indelen volgens vele methoden zoals BISL® en ITIL®. Als BiSL trainer neig ik natuurlijk om het BiSL gedachtengoed te gebruiken voor mijn pleidooi. De eerste noodzaak die bedrijven hebben bij het inrichten van BIM is vaak op het uitvoerend vlak. Daar is vaak de meeste winst te behalen op de korte termijn, met de minste inspanning. Het inrichten van tactische en strategische processen vergt vaak samenwerking met afdelingen die zich niet altijd bewust zijn dat ze binnen het BIM gedachtengoed een rol hebben. Denk daarbij aan afdelingen als Human Resources, Financiën of Inkoop.

De uitvoerende processen kun je grofweg indelen in 3 onderdelen:

  1. ondersteunen van gebruikers met het gebruik van de IV
  2. het veranderen van de IV op de korte termijn
  3. besluitvorming over veranderingen in de IV en het begeleiden van de livegang van die veranderingen

Idealiter is dit het domein van twee soorten personen:

  • zij die affiniteit hebben met ICT en het leuk vinden om gebruikers te helpen met ICT
  • zij de veel kennis hebben van de bedrijfsprocessen of er zelf in meegedraaid hebben

En hier komt de aap uit de mouw: je hebt dus wel mensen nodig die meer hebben met ICT dan de gemiddelde medewerker, maar vooral ook mensen die weten hoe het bedrijfsproces werkt. Met de eerste mensen kun je de huidige situatie goed ondersteunen. Met de tweede kun je uitstekend veranderingen begeleiden.

Gebruikers ondersteunen

Als je als bedrijf gebruik maakt van geautomatiseerde systemen in je IV, dan heb je keihard te maken met het dagelijks ondersteunen van de gebruikers van deze geautomatiseerde IV. Er komen en gaan gebruikers, gebruikers krijgen andere rollen, lopen tegen problemen aan of hebben ideeen hoe het beter kan. 

Om dit proces goed te begeleiden is het nuttig om een administratie in te richten waar je ideeen, wensen, klachten, bestellingen etc. in kan opnemen. Wellicht laat je wat zaken over aan een self-service portal, maar een telefonisch helpdesk is vaak onmisbaar. Als je bepaalde taken via outsourcing hebt uitbesteedt, zorg dan dat je je successfactoren niet hebt weggegeven. Doet die helpdesk wel alle vakgebieden, werkplekken en systemen? Of loop je de kans dat je het onderbuikgevoel van je gebruikers gaat missen? En kun je zelf wel zien hoe zo'n helpdesk zijn werk doet, of keurt de dienstverlener zijn eigen ICT vlees?

Heb je verder een loket waar je een aantal operationele ICT taken hebt ondergebracht? Hoe bestel je als medewerker bijvoorbeeld een werkplek, server, software of deel je autorisaties uit?

Niet onbelangrijk is de kwaliteit van de informatie in je IV. Je zorg met goed autorisaties dat niet alle gebruikers zomaar alle informatie kunnen zien of veranderen, maar er is ook informatie die je helemaal niet door eindgebruikers wilt laten veranderen. Denk daarbij aan stuurgegevens van bijvoorbeeld verkoopmarges, belastingtabellen, BTW etc. En ondanks alle invoercontroles aan de voorkant kan het geen kwaad periodiek eens te kijken of de informatie wel is ingevuld zoals bedoeld. 

Veranderingen begeleiden

Als je veranderingen wilt doorvoeren, loop je na de besluitvorming aan tegen een aantal bekende taken: ontwerpen maken, testen, implementatieplannen schrijven en niet te vergeten nog documentatie produceren. Dan moeten we nog wat doen aan opleiding van gebruikers en voilà je hebt binnen no-time je handen vol.

Het ontwerpen van wijzigingen is altijd een lastig proces. Niet alleen blijkt vaak dat het voor een functioneel beheerder lastig is om een ontwerp te schrijven. Maar er is vaak ook een kip-ei probleem bij het verander proces: je weet grofweg wat je wilt, maar niet wat het kost, hoeveel tijd er mee gemoeid is of zelfs in welk systeem je de wens zou kunnen uitvoeren. Dus is het lastig om je prioriteiten te stellen bij het besluitvormingsproces. Je doet er dus goed aan om samen met mensen van diverse expertises (zoals hardware, software, infra en bedrijfsproces) deze hordes te nemen, en niet op basis van wollige ideeen je geld weg te gooien. 

Binnen ICT land zijn we gewend om vooral te testen of de software het wel doet. Je trekt een blik expert-gebruikers open en zet ze achter de software met een vooraf bedacht testscenario inclusief de juiste testdata. Maar wie kijkt of je specificaties goed zijn, het implementatieplan compleet is, de documentatie accuraat en het opleidingsmateriaal het juiste effect sorteert? 

Besluitvorming en releases

Er zijn weinig bedrijven die een bodemloze put met geld hebben én die ook nog eens in de ICT kant van hun informatievoorziening willen steken. Dus zul je een goed proces moeten hebben over welke veranderingen je wel of niet doet, wanneer je ze laat meelopen en wat dat dan mag kosten. Wellicht heb je nog een release kalender te volgen die van buitenaf door regelgeving wordt opgelegd zoals de sector waar je in werkt.

Wie laat je besluiten wat er met je zuur verdiende geld gebeurt als het om automatisering gaat? En hoe vaak sta je wijzigingen toe? Heb je voor kleine veranderingen vanuit de beheerders een ander proces dan voor de grote prestigieuze projecten? En hoe stem je dat met elkaar af?

En als zo'n verandering eenmaal in gang is gezet, wie bewaakt dat dan? Laat je dat op zijn beloop of heb je een proces ingericht om de vinger aan de pols te houden en op basis van een MoSCoW lijstje eenvoudig bij te kunnen sturen?

Conclusies

Samengevat kun je je een aantal zaken afvragen bij de uitvoerende taken en processen: 

  • ondersteunen we de gebruiker voldoende bij het dagelijks gebruik?
  • veranderd de IV op de juiste manier op het juiste moment?
  • investeren we verantwoord in de juiste zaken?
  • voeren we op een effectieve en verantwoorde wijze de veranderingen door?

In de wereld van nu is het niet eenvoudig om een juiste plek te vinden voor de juiste antwoorden op deze vragen. Misschien heb je zelf de mensen en het geld niet aan de business kant. Of heb je teveel ondergebracht bij een uitvoerende dienstverlener of regie organisatie. Met de opkomst van europese aanbestedingen en het gezamenlijk inkopen wordt het speelveld er ook niet eenvoudiger van. 

Toch is het belangrijk om het speelveld zo te organiseren dat je de deelnemers aan het bedrijfsproces niet buiten spel zit. Het samenvoegen van functioneel beheerders bij ICT is een veel gebruikt mechanisme. Het excuus dat ICT'ers niet bij de business thuishoren en dat ze geconcentreerd bij elkaar van elkaar kunnen leren mist zijn doel. Natuurlijk moeten functioneel beheerders met elkaar kunnen samenwerken, zeker in de tijd van verticale en horizontale integraties. Maar een effectieve BIM organisatie is meer gebaat bij een korte navelstreng met de business: onder de businessdirecteur, in het zelfde gebouw en liefst gewoon op dezelfde vloer als je eindgebruikers organisatie. 

En ga voor de tactische en strategische processen eens met een doos vol 'Ik doe BIM'-petten op stap in je organisatie. Modellen genoeg om je te laten inspireren op het gebied van kwaliteit, planning, financien, keten integratie, contractmanagement en ga zo maar door. 

Referenties & IPR

BISL®, ASL® is a Registered Trade marks of ASL BiSL Foundation.

ITIL® is a Registered Trade Mark of AXELOS Limited.

[BiSL] Business Information Management, Van Haren Publishing.